Sistema intern d'informació
En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, el Grup Arquia ha implementat vies de comunicació a través de les quals qualsevol persona vinculada amb el Grup Arquia per una relació laboral o professional pot comunicar-li una infracció, per acció o omissió (i) del dret de la Unió Europea, sempre que (a) entri dins l'àmbit d'aplicació de la normativa identificada a l'Annex de la Directiva (UE) 2019/1937; (b) afecti els interessos financers de la Unió Europea tal com es tenen en compte a l'article 325 del Tractat de funcionament de la Unió Europea; (c) incideixi en el mercat interior, tal com té en compte l'article 26, apartat 2 del TFUE, incloses les infraccions de les normes de la Unió Europea en matèria de competència i ajudes atorgades pels estats, així com les infraccions relatives al mercat interior en relació amb els actes que infringeixin les normes de l'impost sobre societats o amb pràctiques la finalitat de les quals sigui obtenir un avantatge fiscal que desvirtuï l'objecte o la finalitat de la legislació aplicable a l'impost sobre societats; o (ii) d'infraccions penals o administratives greus o molt greus.
Si no formes part de les persones vinculades laboralment o professionalment amb el Grup Arquia, o l'objecte de la teva comunicació no és l'indicat (sinó que es refereix, per exemple, a una queixa o reclamació com a client), hauràs d'utilitzar els canals habilitats per l'entitat a l'efecte per evitar dilacions indegudes en la resolució de la queixa o reclamació.
Recorda que el compliment normatiu és responsabilitat de tots i cadascun dels membres de l'organització. En aquest sentit, tenim el deure d'informar sobre qualsevol fet conegut que pugui constituir delicte, frau o irregularitat. Per fer-ho, Arquia permet que es puguin traslladar consultes relacionades amb aquesta matèria a través de les vies de comunicació previstes al sistema intern d'informació.
La presentació d'una comunicació té caràcter confidencial, garanteix la protecció adequada de les teves dades personals i adopta les mesures de protecció de l'informant establertes a la normativa vigent i als procediments interns de l'entitat.
Les comunicacions poden presentar-se de forma nominativa, és a dir, amb identificació de l'interessat, o de forma anònima. Es permet la presentació de comunicacions per escrit a través de:
- Correu postal: Carrer Arcs, 1a planta, 1r - 08002 - Barcelona (Espanya) [A l'atenció de l'Òrgan de Prevenció Penal d'Arquia (OPPA)].
- Adreça electrònica: canal.sistemadeinformacion@arquia.es.
Les comunicacions també poden presentar-se verbalment mitjançant una reunió presencial a sol·licitud de la persona interessada. En aquests casos, cal adreçar la petició a través d'alguna de les opcions esmentades anteriorment. Aquestes reunions es realitzaran en un entorn que garanteixi la confidencialitat.
El remitent de la comunicació serà protegit davant qualsevol intent de represàlia relacionada amb haver fet aquesta comunicació. A més, podràs adjuntar a la comunicació la documentació que consideris oportuna.
La realització de comunicacions falses podrà constituir una infracció molt greu de la normativa d'aplicació, i donarà lloc, si escau, a les responsabilitats que siguin procedents.
La informació continguda en aquest espai no substitueix el contingut de la política del sistema intern d'informació del Grup Arquia i del procediment de gestió d'informacions que conté. Aquest document ha de ser també objecte de consulta.
Canals externs d'informació
En qualsevol moment, tant l'informant com la persona afectada per la comunicació poden fer ús d'aquells canals d'externs d'informació que considerin necessaris. Sense ànim d'exhaustivitat, aquests canals es poden trobar a l'annex VI de la política del sistema intern d'informació.
Documentació relacionada
Protecció de dades
Les dades personals facilitades amb motiu d'una comunicació i obtingudes a conseqüència de la investigació interna corresponent seran tractades pel personal previst a l'article 32 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, designat a aquest efecte dins d'Arquia, i únicament per a la investigació dels fets comunicats. La base que legitima aquest tractament de dades personals és la prevista a l'article 30 en relació amb el compliment de les obligacions legals descrites a l'article 10, ambdós de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
Com a conseqüència del procediment d'investigació interna, és possible que en determinades circumstàncies, i tal com s'ha explicat més amunt, sigui necessari externalitzar les tasques d'investigació. Per tant, hi pot haver un accés a dades personals per part d'un tercer en qualitat d'encarregat del tractament. Arquia garanteix en qualsevol moment que l'elecció d'aquests tercers es fa amb les màximes garanties en matèria de protecció de dades i que se subscriu el corresponent acord d'encàrrec de tractament de conformitat amb l'article 28 del RGPD.
Les dades personals obtingudes amb motiu del procediment d'investigació interna es podran comunicar, amb les salvaguardes legals establertes, a l'autoritat judicial, al ministeri fiscal o a l'autoritat administrativa competent en el marc d'una investigació penal, disciplinària o sancionadora.
Els titulars de les dades personals podran exercir els seus drets d'accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat, oposició i a no ser objecte d'una decisió basada únicament en el tractament automatitzat (quan escaigui, de conformitat amb el que disposa la normativa de protecció de dades personals) mitjançant l'enviament d'un correu electrònic a l'adreça: lopd@arquia.es. No obstant això, l'exercici d'aquests drets per part de la persona denunciada no implicarà que li comuniquin les dades identificatives de l'Informant, ja que la seva identitat serà en qualsevol cas reservada en virtut del que disposen els articles 31 i 33 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer. Així mateix, els titulars de les dades personals poden presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades. Sens perjudici de l'anterior, el titular de les dades personals podrà adreçar-se prèviament al delegat de protecció de dades designat per Arquia, a través de l'adreça de correu electrònic dpo.grupoarquia@arquia.es.
Les dades personals relatives a la informació i a les investigacions internes es conservaran només durant el període de temps necessari i proporcionat a l'efecte de complir la normativa aplicable. D'aquesta manera, (i) les dades que siguin objecte de tractament podran conservar-se al sistema d'informacions únicament durant el temps imprescindible per decidir si és procedent iniciar una investigació sobre els fets informats; si s'acredita que la Informació o part d'aquesta no és veraç o pertinent, s'haurà de suprimir immediatament des del moment en què es tingui constància d'aquesta circumstància, llevat que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal; en aquest cas, es guardarà la Informació degudament bloquejada pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial; (ii) transcorreguts tres mesos des de la recepció de la comunicació sense que s'hagin iniciat actuacions d'investigació, s'haurà de suprimir, llevat que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del sistema. Les comunicacions a què no s'hagi donat curs només podran constar de forma anonimitzada, sense que sigui aplicable l'obligació de bloqueig; i (iii) en cap cas podran conservar-se les dades per un període superior a deu anys.
FAQ sistema intern d'informació
- Quines infraccions puc comunicar?
- accions o omissions que puguin constituir infraccions del dret de la Unió Europea, sempre que:
- Entrin en l'àmbit d'aplicació de les dades de la Unió Europea enumerades a l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió, independentment de la qualificació que en faci l'ordenament jurídic espanyol.
- Afectin els interessos financers de la Unió Europea tal com es tenen en compte a l'article 325 del tractat de funcionament de la Unió Europea (TFUE).
- Incideixin en el mercat interior, tal com té en compte l'article 26, apartat 2 del TFUE, incloses les infraccions de les normes de la Unió Europea en matèria de competència i ajudes atorgades pels estats, així com les infraccions relatives al mercat interior en relació amb els actes que infringeixin les normes de l'impost de societats o amb pràctiques la finalitat de les quals sigui obtenir un avantatge fiscal que desvirtuï l'objecte o la finalitat de la legislació aplicable a l'impost de societats.
- Entrin en l'àmbit d'aplicació de les dades de la Unió Europea enumerades a l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del dret de la Unió, independentment de la qualificació que en faci l'ordenament jurídic espanyol.
- Accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu. En qualsevol cas, s'entendran incloses totes aquelles infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin menyscapte econòmic per a la hisenda pública i per a la Seguretat Social.
- Si soc client i tinc una reclamació relacionada amb els serveis que em presta el Grup Arquia, puc utilitzar aquest canal?
- Qui pot comunicar?
- Qualsevol empleat, accionista, partícip, membres de l'òrgan d'administració, direcció del Grup Arquia (incloent-hi membres no executius);
- qualsevol altra persona o entitat que mantingui alguna relació professional amb el Grup Arquia (autònoms, agents, contractistes, subcontractistes, proveïdors, mediadors, prescriptors o qualsevol persona que treballi per a o sota la supervisió i la direcció dels anteriors, etc.);
- qualsevol altra persona que hagi obtingut informació sobre infraccions en el marc d'una relació laboral o estatutària ja finalitzada, voluntaris, becaris, treballadors en períodes de formació, independentment del fet que rebin o no una remuneració, exempleats;
- aquelles persones la relació laboral de les quals encara no hagi començat, en els casos en què la informació sobre infraccions s'hagi obtingut durant el procés de selecció o de negociació precontractual;
- Es poden formular comunicacions de forma anònima?
- Quin és el procediment de gestió de les comunicacions?
- Quins són els motius d'inadmissió d'una comunicació?
- Quan no es refereixi a fets que puguin constituir una infracció de la normativa descrita.
- Quan no s'aporti informació suficient que permeti una mínima comprovació dels fets investigats.
- Quan no presenti un mínim de versemblança o sigui manifestament infundada.
- Quan no hi hagi indicis raonables que puguin avalar la informació comunicada.
- Quan no es reparin les deficiències en el termini indicat.
- S'informa la persona afectada per la comunicació que s'ha rebut aquesta informació?
- Qui gestiona el sistema intern d'informació i qui pot accedir a la comunicació?
- Quines dades he d'aportar per fer una comunicació? I si no tinc proves de la informació comunicada?
- Puc patir algun tipus de represàlia per haver fet una comunicació?
- Què passa si es presenta una comunicació falsa o de mala fe?
Les indicades a l'article 2 de la Llei 2/2023:
No. Aquests casos no entren en l'àmbit d'aplicació de la Llei 2/2023, per la qual cosa, per a la presentació de queixes o reclamacions particulars, en cas de disconformitat amb els serveis prestats o contractats has d'adreçar-te al Servei d'Atenció al Client d'Arquia Bank, SA i el seu grup econòmic.
Amb caràcter general, totes aquelles persones que, sent empleats del Grup Arquia o havent-se adherit al compliment de la seva normativa interna tinguin coneixement o sospites fonamentades de la comissió d'un fet susceptible de ser comunicat, estan obligades a posar-ho en coneixement a través de les vies de comunicació previstes al sistema intern d'informació del Grup Arquia.
Sí. Es garanteix l'anonimat dels qui vulguin no proporcionar la seva identitat a l'hora de presentar una comunicació o consulta. A més, sigui quina sigui la via que utilitzi l'informant, el Grup Arquia no intentarà esbrinar la seva identitat. En qualsevol cas, es garantirà la màxima confidencialitat sobre la identitat de l'informant que vulgui identificar-se, de qualsevol tercer esmentat en la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació d'aquesta, així com la protecció de dades, impedint l'accés de personal no autoritzat.
Llevat en el cas de comunicacions presentades de forma anònima, una vegada presentada la consulta o comunicació, se't remetrà un justificant de recepció en un termini que no excedirà els 7 dies naturals. Una vegada analitzats els fets de la comunicació, el responsable del sistema adoptarà la decisió d'admetre-la o inadmetre-la (en cas de concórrer alguna de les causes d'inadmissió previstes a la Llei 2/2023).
En el cas que s'acordi l'admissió, es posarà en marxa una investigació de caràcter intern, per a la qual es designarà un instructor perquè es practiquin les diligències d'investigació oportunes.
El termini màxim per donar resposta a les actuacions d'investigació no podrà ser superior a tres mesos a comptar de la recepció de la comunicació. En casos d'especial complexitat que requereixin una ampliació del termini, aquest podrà estendre's fins a un màxim de tres mesos addicionals més.
En el moment procedent i en cas que una comunicació sigui admesa a tràmit, s'informarà la persona afectada per aquesta sobre (i) l'existència de la investigació; i (ii) els seus drets i obligacions. En qualsevol cas, es respectarà escrupolosament el respecte a la presumpció d'innocència i a l'honor de les persones afectades, i aquestes podran ser escoltades en qualsevol moment de la investigació a fi que puguin fer al·legacions i aportar les evidències que considerin oportunes.
L'òrgan de prevenció penal d'Arquia (d’ara endavant, “OPPA”) és el responsable del sistema intern d'informació del Grup. En aquest àmbit, l'OPPA assumeix la gestió del sistema intern d'informació del Grup.
Així mateix, l'OPPA, com a òrgan col·legiat, delega la gestió i tramitació de les comunicacions i consultes en el seu president.
Únicament podran accedir a les comunicacions rebudes el responsable del sistema intern d'informació i aquelles persones que, degudament autoritzades, prestin suport al responsable en la tramitació i investigació de les comunicacions/consultes.
S'aconsella que l'informant aportació totes les dades i la informació de què disposi amb l'objectiu de poder valorar i investigar els fets de manera eficaç, en qualsevol suport (paper, àudio, vídeo, etc.). En qualsevol cas, hi ha la possibilitat que se sol·liciti a l'informant l'aportació d'informació addicional.
No. Grup Arquia prohibeix de manera expressa i no tolerarà cap mena de represàlia, conseqüència negativa o amenaça de represàlies o temptatives de represàlies contra l'informant, així com contra els qui participin o ajudin en la investigació d'aquesta, sempre que hagin actuat de bona fe. S'adoptaran totes les mesures que siguin necessàries per garantir aquest aspecte.
Les comunicacions s'han de fer sempre de bona fe i han d'estar fonamentades en sospites o indicis fundats dels quals raonablement pugui desprendre's la realització d'un comportament irregular, il·lícit o delictiu.
La realització de comunicacions falses podrà constituir una infracció molt greu de la normativa d'aplicació, i donarà lloc, si escau, a les responsabilitats que siguin procedents.
Formulario para la comunicación de informaciones a través del Sistema Interno de Información
Puede escoger enviar la comunicación anónimamente, pero le aconsejamos que indique su nombre y detalles de contacto en los siguientes campos.
Formulario para la comunicación vía telefónica
