Sistema interno de información

En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, el Grupo Arquia ha implementado vías de comunicación a través de las cuales cualquier persona vinculada con el Grupo Arquia por una relación laboral o profesional, puede poner en su conocimiento una infracción, por acción u omisión (i) del Derecho de la Unión Europea, siempre que (a) entren dentro del ámbito de aplicación de la normativa identificada en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937; (b) afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea; (c) incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades; o (ii) de infracciones penales o administrativas graves o muy graves.

Si no formas parte de las personas vinculadas laboral o profesionalmente con el Grupo Arquia, o el objeto de tu comunicación no es el indicado (sino que se refiere, por ejemplo, a una queja o reclamación como cliente) deberás utilizar los canales habilitados por la Entidad al efecto para evitar dilaciones indebidas en la resolución de la queja o reclamación.

Recuerda que el cumplimiento normativo es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de la organización. En este sentido, tenemos el deber de informar sobre cualquier hecho conocido que pueda constituir delito, fraude o irregularidad. Para ello, Arquia permite que se puedan trasladar consultas relacionadas con esta materia a través de las vías de comunicación previstas en el Sistema Interno de Información.

La presentación de una comunicación tiene carácter confidencial, garantizando la adecuada protección de tus datos personales y adoptando las medidas de protección del informante establecidas en la normativa vigente y en los procedimientos internos de la Entidad.

Las comunicaciones pueden presentarse de forma nominativa, es decir, con identificación del interesado, o de forma anónima. Se permite la presentación de comunicaciones por escrito a través de:

Formulario para la comunicación de informaciones a través del Sistema Interno de Información.
Formulario para la comunicación vía telefónica.
Correo postal: Calle Arcs, 1 Planta 1ª -08002- Barcelona (España) [A la atención del Órgano de Prevención Penal de Arquia (OPPA)].
Correo electrónico: canal.sistemadeinformacion@arquia.es.

Las comunicaciones también pueden presentarse verbalmente mediante reunión presencial, a solicitud de la persona interesada. En estos casos debe dirigirse la petición a través de alguna de las opciones mencionadas anteriormente. Estas reuniones serán realizadas en un entorno que garantice la confidencialidad.

El remitente de la comunicación será protegido ante cualquier intento de represalia relacionada con haber realizado esa comunicación. Además, podrás adjuntar a la comunicación la documentación que consideres oportuna.

La realización de comunicaciones falsas podrá constituir una infracción muy grave de la normativa de aplicación, dando lugar en su caso a las responsabilidades que procedan.

La información contenida en este espacio no sustituye al contenido de la Política del Sistema Interno de Información de Grupo Arquia y del Procedimiento de Gestión de Informaciones que se contiene en la misma. Dicho documento debe ser asimismo objeto de consulta.

Canales externos de información

En cualquier momento, tanto el informante como la persona afectada por la comunicación pueden hacer uso de aquellos canales de externos de información que consideren necesarios. Sin ánimo de exhaustividad, dichos canales se pueden encontrar en el Anexo VI de la Política del Sistema Interno de Información.

Documentación relacionada

Política y procedimiento del Sistema Interno de Información

Protección de datos

Los datos personales facilitados con ocasión de una Comunicación y obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente serán tratados por el personal previsto en el artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero designado a tal efecto dentro de Arquia y únicamente para la investigación de los hechos Comunicados, siendo la base que legitima este tratamiento de Datos Personales la prevista en el artículo 30 en relación con el cumplimiento de las obligaciones legales descritas en el artículo 10, ambos de la referida de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Como consecuencia del procedimiento de investigación interna, es posible que en determinadas circunstancias y tal como se ha explicado más arriba sea necesario externalizar las labores de investigación, pudiendo por tanto existir un acceso a Datos Personales por parte de un tercero en calidad de encargado del tratamiento. Arquia garantiza en todo momento que la elección de estos terceros se hace con las máximas garantías en materia de protección de datos y que se suscribe el correspondiente acuerdo de encargo de tratamiento de conformidad con el artículo 28 del RGPD.

Los datos personales obtenidos con motivo del procedimiento de investigación interna, podrán ser comunicados, con las salvaguardas legales establecidas, a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Los titulares de los Datos Personales podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición y a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (cuando proceda de conformidad con lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales) mediante el envío de un correo electrónico a la dirección: lopd@arquia.es. No obstante, el ejercicio de tales derechos por la persona denunciada no implicará que le comuniquen los datos identificativos del Informante, ya que su identidad será en todo caso reservada en virtud de lo dispuesto en los artículos 31 y 33 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Asimismo, los titulares de los Datos Personales pueden presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. Sin perjuicio de lo anterior, el titular de los datos personales, podrá dirigirse previamente al Delegado de Protección de Datos designado por Arquia, a través de la dirección de correo electrónico dpo.grupoarquia@arquia.es.

Los datos personales relativos a la Información y a las investigaciones internas se conservarán solo durante el período de tiempo necesario y proporcionado a efectos de cumplir la normativa aplicable, así (i) los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados; si se acreditara que la Información o parte de ella no es veraz o pertinente, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la Información debidamente bloqueada por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial; (ii) transcurridos tres meses desde la recepción de la Comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo; y (iii) en ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.

FAQ Sistema Interno de Información

¿Qué infracciones puedo comunicar?

Las indicadas en el artículo 2 de la Ley 2/2023:

Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
- Entren en el ámbito de aplicación de los datos de la Unión Europea enumerados en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infraccione del Derecho de la Unión, con independencia de la calificación que de las mismas realice el ordenamiento jurídico español.
- Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea tal y como se contemplan en el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
- Incidan en el mercado interior, tal y como se contempla en el artículo 26, apartado 2 del TFUE, incluidas las infracciones de las normas de la Unión Europea en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados, así como las infracciones relativas al mercado interior en relación con los actos que infrinjan las normas del impuesto sobre sociedades o con prácticas cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que desvirtúe el objeto o la finalidad de la legislación aplicable al impuesto sobre sociedades.
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso se entenderán incluidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

Si soy cliente y tengo una reclamación relacionada con los servicios que me presta el Grupo Arquia. ¿Puedo utilizar este canal?

No. Estos casos no entran en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 por lo que, para la presentación de quejas o reclamaciones particulares, en caso de disconformidad con los servicios prestados o contratados debes dirigirte al Servicio de Atención al Cliente de Arquia Bank, S.A. y su grupo económico.

¿Quién puede comunicar?

cualquier empleado, accionista, partícipe, miembros del órgano de administración, dirección del Grupo Arquia (incluyendo miembros no ejecutivos);
cualquier otra persona o entidad que mantenga alguna relación profesional con el Grupo Arquia (autónomos, agentes, contratistas, subcontratistas, proveedores, mediadores, prescriptores, o cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de los anteriores, etc.);
cualquier otra persona que haya obtenido información sobre infracciones en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en períodos de formación con independencia de que reciban o no una remuneración, exempleados;
aquellas personas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual;

Con carácter general, toda aquella persona que, siendo empleado de Grupo Arquia o habiéndose adherido al cumplimiento de su normativa interna, tenga conocimiento o sospechas fundadas de la comisión de un hecho susceptible de ser comunicado, está obligado a ponerlo en conocimiento a través de las vías de comunicación previstas en el Sistema Interno de Información de Grupo Arquia.

¿Se pueden formular comunicaciones de forma anónima?

Sí. Se garantiza el anonimato de quienes deseen no proporcionar su identidad a la hora de presentar una comunicación o consulta. Además, sea cual sea la vía que utilice el informante, el Grupo Arquia no intentará averiguar su identidad. En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del informante que desee identificarse, de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.

¿Cuál es el procedimiento de gestión de las comunicaciones?

Salvo en el caso de comunicaciones presentadas de forma anónima, una vez presentada la consulta o comunicación, se te remitirá un acuse de recibo en un plazo que no excederá de 7 días naturales. Una vez analizados los hechos de la comunicación, el Responsable del Sistema adoptará la decisión de admitirla o inadmitirla (en caso de concurrir alguna de las causas de inadmisión previstas en la Ley 2/2023).

En el caso que se acuerde la admisión, se pondrá en marcha una investigación de carácter interno, para la que se designara un instructor para que se practiquen las oportunas diligencias de investigación.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación. En casos de especial complejidad que requieran de una ampliación del plazo, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

¿Cuáles son los motivos de inadmisión de una comunicación?

Cuando no se refiera a hechos que puedan constituir una infracción de la normativa descrita.
Cuando no se aporte información suficiente que permita una mínima comprobación de los hechos investigados.
Cuando no presente un mínimo de verosimilitud o resulten manifiestamente infundadas.
Cuando no existan indicios razonables que puedan soportar la información comunicada.
Cuando no se subsanen las deficiencias en el plazo indicado.

¿Se informa a la persona afectada por la comunicación que se ha recibido esa información?

En el momento procedente y en caso de que una comunicación sea admitida a trámite, se informará a la persona afectada por la misma acerca de (i) la existencia de la investigación; y (ii) sus derechos y obligaciones. En cualquier caso, se respetará escrupulosamente el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas y éstas podrán ser oídas en cualquier momento de la investigación a fin de que puedan hacer alegaciones y aportar las evidencias que consideren oportunas.

¿Quién gestiona el Sistema Interno de Información y quién puede acceder a la comunicación?

El Órgano de Prevención Penal de Arquia (en adelante, “OPPA”) es el Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo. En este ámbito, el OPPA asume la gestión del Sistema Interno de Información del Grupo.

Asimismo, el OPPA, como órgano colegiado, delega la gestión y tramitación de las comunicaciones y consultas en su Presidente.

Únicamente podrán acceder a las comunicaciones recibidas el Responsable del Sistema Interno de Información y aquellas personas que, debidamente autorizadas, presten soporte al Responsable en la tramitación e investigación de las comunicaciones/consultas.

¿Qué datos debo aportar para realizar una comunicación? ¿Y si no tengo pruebas de la información comunicada?

Se aconseja que el informante aporte todos los datos e información de los que disponga con el objetivo de poder valorar e investigar los hechos de forma eficaz, en cualquier soporte (papel, audio, vídeo, etc). En todo caso, cabe la posibilidad de que se solicite al informante la aportación de información adicional.

¿Puedo sufrir algún tipo de represalia por haber realizado una comunicación?

No. Grupo Arquia prohíbe de forma expresa y no tolerará ningún tipo de represalia, consecuencia negativa, o amenaza de represalias o tentativas de represalias contra el informante, así como contra aquellas que participen o ayuden en la investigación de la misma, siempre que hayan actuado de buena fe. Se adoptarán todas las medidas que sean necesarias para garantizar este aspecto.

¿Qué sucede si se presenta una comunicación falsa y/o de mala fe?

Las comunicaciones han de realizarse siempre de buena fe y deben estar fundadas en sospechas o indicios fundados de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo.

La realización de comunicaciones falsas podrá constituir una infracción muy grave de la normativa de aplicación, dando lugar en su caso a las responsabilidades que procedan.